Dicen que cuando todo es prioridad, nada lo es realmente. Sin embargo, hoy en día muchos trabajadores sienten que su jornada laboral se basa en apagar incendios constantemente: intentar controlar el caos, priorizar las tareas, gestionar imprevistos y ser productivos…todo a la vez.
La buena noticia es que hay una técnica muy efectiva para organizar todos estos “fuegos” antes de que se vuelvan incendios. No te prometo que dejes de tener imprevistos o momentos de presión, pero si gestionas las demás y comienzas a establecer prioridades, será más sencillo para ti y eso te hará más productivo/a.
¿Por qué cuesta establecer prioridades en el trabajo?
Antes de contarte esta técnica, es importante saber el trasfondo. Actualmente quien trabaja en oficina recibe un aproximado de 200 correos diarios y dedica alrededor de dos horas y media al día para gestionarlos. Esto quiere decir que más de un 30% de su jornada de 8 horas se va en eso. Por casos como estos, es una necesidad clave en todo el organigrama establecer prioridades, para aprovechar al máximo el tiempo disponible.
Viendo este escenario, donde posiblemente te identifiques, ¿qué puedes hacer con el tiempo limitado para establecer prioridades, delegar y ser más efectivos?
Aplica la Matriz de Eisenhower
Su nombre viene por su creador, el expresidente Dwight D. Eisenhower. Fue general de cinco estrellas durante la Segunda Guerra Mundial y el trigésimo cuarto presidente de los EE. UU. Todo pinta que Eisenhower tenía un buen conocimiento sobre cómo ser efectivo gestionando las prioridades.
Entonces, ¿qué es exactamente la Matriz de Eisenhower?
Se trata de un modelo de cuatro cuadrantes para priorizar y realizar tareas de acuerdo con su nivel de urgencia e importancia. Entonces, donde ubiques las tareas y responsabilidades dentro de la matriz puedes hacerte una hoja de ruta útil para establecer prioridades y tomar acciones.
Teniendo esa base, hagamos la aplicación práctica de la Matriz de Eisenhower más detallada.
Aplicando la matriz de Eisenhower
Esta es una técnica que puedes aplicar tanto en tu vida personal como profesional, ¡una maravilla!
Esquemáticamente, estos cuadrantes se pueden poner en práctica de la siguiente manera:
- Cuadrante superior izquierdo (+ URGENTE + IMPORTANTE): ¡Esto es lo primero que deberás hacer!
- Cuadrante superior derecho (- URGENTE + IMPORTANTE): Planifica estas tareas programándolas.
- Cuadrante inferior izquierdo (- IMPORTANTE + URGENTE): Delega estas tareas a quien pueda realizarlas.
- Cuadrante inferior derecho (- IMPORTANTE – URGENTE): Elimina estas actividades. Muy posiblemente sean ladrones del tiempo.
Si se aplica correctamente la Matriz Eisenhower podrás reducir el estrés y aumentar la productividad. (- ESTRÉS + PRODUCTIVIDAD). ¿Es una buena fórmula, no?
Cuando te habitúas a ella, comenzarás a pensar desde esta matriz aplicándola a tu vida cotidiana. Esto, sin siquiera hacerlo consciente, te llevará a enfocarte en lo que estás comprometido/a, dejando a un lado cada vez más lo menos urgente e importante para ti.
Definitivamente vivir apagando incendios, no es una forma de organizar tu jornada laboral ni mucho menos es sinónimo de productividad, todo lo contrario. Se ha descubierto que trabajar contando los minutos conduce a niveles más altos de agotamiento psicológico en los empleados. Parece que ya es hora de que todos administremos mejor nuestras prioridades; al tomar medidas claras y objetivas para mejorar la gestión del tiempo, favorecemos nuestra productividad.
